Bệnh án điện tử đạt chuẩn Bộ Y tế: Những thông tin cần nắm rõ

Bệnh án điện tử là chủ đề nhận được nhiều sự quan tâm trong bối cảnh ngành y tế đẩy mạnh chuyển đổi số. Dù không còn xa lạ, nhưng nhiều Bác sĩ đang quản lý hoặc dự định mở phòng khám vẫn trăn trở: Triển khai bệnh án điện tử như thế nào để đảm bảo pháp lý mà vẫn phù hợp vận hành thực tế? Bài viết sau đây của YouMed sẽ đưa ra những thông tin cần biết để Bác sĩ dễ dàng triển khai hồ sơ bệnh án điện tử đáp ứng Thông tư 13/2025/TT-BYT.

Bệnh án điện tử (EMR) là gì?

Bệnh án điện tử (Electronic Medical Record – EMR) là bản lưu trữ toàn bộ thông tin khám chữa bệnh của người bệnh trên nền tảng số theo tiêu chuẩn của Thông tư 46/2018/TT-BYT. EMR chứa đầy đủ các thông tin theo mẫu bệnh án truyền thống như hành chính, chẩn đoán, chỉ định cận lâm sàng, y lệnh, diễn biến điều trị và đơn thuốc, nhưng được lập và ký số hoàn toàn trên hệ thống điện tử.

EMR đại diện cho một hồ sơ điều trị đơn lẻ, được cập nhật theo từng bước trong quá trình khám bệnh và là nguồn dữ liệu chính giúp bác sĩ theo dõi diễn biến hiện tại của người bệnh. Việc số hóa bệnh án giúp giảm sai sót ghi chép, tăng tốc truy xuất thông tin và tối ưu hóa quy trình chuyên môn trong từng lần khám chữa bệnh.

Theo Thông tư 46/2018/TT-BYT, hồ sơ bệnh án điện tử phải đảm bảo đầy đủ thông tin hành chính, dữ liệu lâm sàng – cận lâm sàng, y lệnh, chẩn đoán, diễn biến điều trị và kết quả thăm khám; đồng thời được lưu trữ, ký số, bảo mật và truy xuất theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật. Nhờ khả năng tập trung dữ liệu vào một hệ thống duy nhất, hồ sơ bệnh án điện tử giúp bác sĩ có cái nhìn toàn diện hơn về người bệnh, hỗ trợ ra quyết định chính xác và nâng cao chất lượng điều trị.

Hướng dẫn tra cứu bệnh án điện tử mới nhất năm 2025

Theo Thông tư 46/2018/TT-BYT, quyền tra cứu bệnh án điện tử chỉ dành cho những cá nhân, tổ chức được phép khai thác thông tin y tế theo quy định pháp luật. Cùng với việc ban hành Thông tư 13/2025/TT-BYT, Bộ Y tế tiếp tục bổ sung yêu cầu về xác thực điện tử, ký số và kết nối dữ liệu phục vụ quản lý hồ sơ bệnh án điện tử. Dưới đây là các đối tượng được phép truy cập EMR và quy trình tra cứu theo đúng quy định mới nhất:

Ai được phép tra cứu bệnh án điện tử?

Việc khai thác bệnh án điện tử phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định của Thông tư 46/2018/TT-BYT về quyền truy cập hồ sơ bệnh án, đồng thời đáp ứng yêu cầu xác thực điện tử theo Điều 3 Thông tư 13/2025/TT-BYT. Các đối tượng có quyền tra cứu gồm:

1. Người hành nghề y tế, nghiên cứu viên, sinh viên thực tập: Được phép xem trực tiếp hoặc sao chép dữ liệu điện tử khi phục vụ mục đích chuyên môn, nghiên cứu và đào tạo.

2. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền gồm:

• Cơ quan điều tra,
• Viện kiểm sát,
• Tòa án,
• Thanh tra chuyên ngành,
• Cơ quan bảo hiểm,
• Tổ chức pháp y, pháp y tâm thần,
• Luật sư (theo phạm vi ủy quyền)

Những cơ quan này được xem hoặc sao chép dữ liệu bệnh án theo quy định pháp luật.

3. Người bệnh hoặc người đại diện hợp pháp: Có quyền yêu cầu cung cấp bản tóm tắt bệnh án điện tử hoặc bản tóm tắt bệnh án giấy để phục vụ mục đích khám chữa bệnh hoặc lưu trữ cá nhân.

Quy trình tra cứu bệnh án điện tử năm 2025

Bước 1: Kiểm tra cơ sở y tế đã triển khai EMR

Truy cập danh sách cập nhật trên Cổng thông tin điện tử Bộ Y tế: https://benhandientu.moh.gov.vn/. Tại đây, hiển thị danh sách bệnh viện đã công bố triển khai bệnh án điện tử theo quy định.

Bước 2: Chọn bệnh viện/cơ sở y tế

Xác định nơi người bệnh đã khám chữa bệnh và nơi đang lưu trữ EMR.

Bước 3: Đăng nhập hệ thống EMR của bệnh viện

Tùy từng đơn vị, người được phép tra cứu phải:

• Đăng nhập bằng tài khoản nội bộ.
• Xác thực chữ ký số.

Người bệnh chỉ được cung cấp tóm tắt hồ sơ, không được truy cập toàn bộ EMR.

Bước 4: Tra cứu thông tin bệnh án

Bác sĩ hoặc cán bộ được phân quyền sử dụng mã định danh (CCCD) hoặc mã bệnh nhân để tìm kiếm thông tin trên hệ thống. Dữ liệu hiển thị bao gồm:

• Chẩn đoán,
• Kết quả cận lâm sàng,
• Y lệnh,
• Đơn thuốc,
• Diễn biến điều trị,
• Ghi chép của điều dưỡng và bác sĩ,

Các bệnh viện đã triển khai bệnh án điện tử (cập nhật đến tháng 12/2025)

Danh sách bệnh viện triển khai bệnh án điện tử được công bố và cập nhật thường xuyên trên trang dữ liệu EMR quốc gia. Tính đến tháng 12 năm 2025, đã có 1157 bệnh viện triển khai chính thức hệ thống EMR và được Bộ Y tế công bố quyết định triển khai. Một số bệnh viện tiêu biểu đã triển khai:

• Bệnh viện Bạch Mai,
• Bệnh viện Chợ Rẫy,
• Bệnh viện Trung ương Quân đội 108,
• Bệnh viện Trung ương Huế,
• Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức,
• Hệ thống bệnh viện đa khoa tuyến tỉnh,

Theo lộ trình mới, từ 2026 – 2027, gần như toàn bộ các cơ sở khám chữa bệnh có giấy phép hoạt động đều phải hoàn thành triển khai hồ sơ bệnh án điện tử.

Vì sao phòng khám cần triển khai hồ sơ bệnh án điện tử?

Khi các phòng khám chuyển từ hồ sơ giấy sang hồ sơ bệnh án điện tử, toàn bộ quá trình thu thập, lưu trữ, khai thác dữ liệu khám chữa bệnh được cải thiện đáng kể. Dưới đây là các lợi ích then chốt khiến việc triển khai hồ sơ bệnh án điện tử trở thành nhu cầu tất yếu của mọi phòng khám.

Những lợi ích khi triển khai hồ sơ bệnh án điện tử

• Với người bệnh, hồ sơ bệnh án điện tử hạn chế việc mang theo giấy tờ rườm rà, thất lạc hồ sơ và dễ dàng theo dõi kết quả thăm khám định kỳ. Nhờ đó, quy trình khám bệnh được tinh gọn giúp người bệnh tiết kiệm thời gian chờ đợi, giảm thủ tục và những chi phí không cần thiết.
• Với phòng khám và Bác sĩ, việc ứng dụng bệnh án điện tử hỗ trợ truy xuất thông tin nhanh chóng, giảm sai sót y khoa; đồng thời hỗ trợ cho các công tác báo cáo và thống kê, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và phục vụ bệnh nhân tốt hơn.

Hồ sơ bệnh án điện tử là yêu cầu bắt buộc đối với các phòng khám

• Theo thông tư 13/2025/TT-BYT, hồ sơ bệnh án điện tử được xem là yêu cầu bắt buộc trong lộ trình chuyển đổi số của ngành y tế nói chung và các phòng khám nói riêng.
• Đây là một bước cụ thể nhằm hiện thực hóa mục tiêu chuyển đổi số quốc gia được đề ra trong Nghị quyết 57-NQ/TW.
• Như vậy, việc áp dụng bệnh án điện tử không chỉ là giải pháp mang tính cải tiến, mà còn là điều kiện cần để các cơ sở y tế thích ứng với xu thế thời đại.
• Triển khai sớm không chỉ giúp phòng khám chủ động tuân thủ quy định, mà còn giảm áp lực khi các yêu cầu số hóa được siết chặt hơn trong thời gian tới.

Triển khai bệnh án điện tử theo Thông tư 13/2025/TT-BYT

Thông tư 13/2025/TT-BYT được ban hành nhằm hướng dẫn triển khai hồ sơ bệnh án điện tử tại các cơ sở khám chữa bệnh. Nội dung Thông tư đã đưa ra lộ trình áp dụng rõ ràng, cụ thể:

• Các bệnh viện (cơ sở khám chữa bệnh được cấp phép hoạt động theo hình thức tổ chức là bệnh viện) phải hoàn thành việc triển khai chậm nhất vào ngày 30/9/2025.
• Các phòng khám và cơ sở y tế khác có tiếp nhận người bệnh điều trị nội trú, điều trị ban ngày hoặc ngoại trú phải hoàn thành triển khai chậm nhất vào ngày 31/12/2026.

Như vậy, đối với phòng khám, đây là thời điểm lý tưởng để Bác sĩ chuẩn bị, triển khai và hoàn thiện hệ thống, tránh bị động khi đến thời điểm bắt buộc.

Bên cạnh thời gian, việc triển khai hồ sơ bệnh án điện tử cần tuân thủ một số nội dung chính trong Thông tư 13/2025/TT-BYT về:

• Nguyên tắc quản lý hồ sơ trên nền tảng điện tử;
• Yêu cầu về công nghệ thông tin triển khai hồ sơ bệnh án điện tử;
• Quy định về ký, xác nhận điện tử.

Phòng khám Bác sĩ cần lưu ý gì để triển khai bệnh án điện tử đúng chuẩn?

1. Đánh giá hệ thống quản lý bệnh án hiện tại

Các phòng khám nên xem xét hệ thống đang sử dụng, nhằm đánh giá mức độ đáp ứng các nguyên tắc và yêu cầu pháp lý về triển khai hồ sơ bệnh án điện tử.

Đây là cơ sở giúp xác định cần nâng cấp hay bổ sung những gì để phù hợp với các hướng dẫn tại Thông tư 13/2025/TT-BYT.

Một số điểm có thể cân nhắc trong quá trình đánh giá gồm:

• Hồ sơ hiện tại: còn dùng bản giấy hay đã có phần mềm hỗ trợ nhập liệu, lưu trữ chưa?
• Thông tin trong hồ sơ: đã đầy đủ và chuẩn hóa theo quy định chưa?
• Hạ tầng công nghệ thông tin: có đáp ứng yêu cầu về lưu trữ, truy xuất, bảo mật và kết nối mạng không?
• Liên kết định danh: hệ thống đã tích hợp mã định danh cá nhân cho người bệnh chưa?

Việc đánh giá không chỉ giúp phòng khám hiểu rõ hiện trạng, mà còn định hướng cho việc phát triển, hoặc lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp trong giai đoạn chuyển đổi sắp tới.

2. Chuẩn bị nhân sự, đào tạo nội bộ về thao tác số

Việc chuyển đổi từ quản lý hồ sơ giấy sang hệ thống điện tử không chỉ là thay đổi công cụ, mà còn liên quan đến thói quen thao tác, khả năng tiếp cận công nghệ và sự phối hợp trong nội bộ phòng khám.

Do đó, chuẩn bị về mặt nhân sự và đào tạo là một bước quan trọng giúp quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Một số nội dung có thể được cân nhắc gồm:

• Đánh giá mức độ sẵn sàng của đội ngũ hiện tại: ai là người sẽ trực tiếp thao tác trên hệ thống? Đã quen với phần mềm, quy trình số hóa hay chưa?
• Phân vai rõ ràng trong quy trình nhập liệu – ký xác nhận – lưu trữ hồ sơ: đảm bảo đúng người đúng trách nhiệm.
• Đào tạo theo nhóm chức năng cụ thể: Bác sĩ, điều dưỡng, nhân viên nhập liệu, quản lý vận hành… mỗi nhóm có thể cần hướng dẫn khác nhau để sử dụng hệ thống đúng chuẩn.

3. Chọn đối tác công nghệ phù hợp, đáp ứng Thông tư 13/2025/TT-BYT

Không phải cơ sở nào cũng có đội ngũ công nghệ thông tin riêng, hoặc đủ nguồn lực để xây dựng một hệ thống bệnh án điện tử hoàn chỉnh.

Việc lựa chọn đơn vị đồng hành phù hợp cần được phòng khám hoặc bác sĩ cân nhắc kỹ lưỡng khi triển khai hồ sơ bệnh án điện tử. Một số tiêu chí cần lưu ý bao gồm:

• Có kinh nghiệm triển khai thực tế trong lĩnh vực y tế, nắm vững các yêu cầu pháp lý;
• Sản phẩm công nghệ có tích hợp hồ sơ bệnh án điện tử theo Thông tư 13/2025/TT-BYT;
• Độ ổn định của hệ thống và khả năng tương thích với quy trình vận hành hiện tại của phòng khám;
• Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật, đào tạo và bảo trì xuyên suốt;
• Tính linh hoạt trong việc mở rộng hoặc tích hợp với các phần mềm quản lý khác.

Những khó khăn thường gặp khi triển khai bệnh án điện tử

Việc triển khai bệnh án điện tử tại các phòng khám là một yêu cầu bắt buộc trong lộ trình chuyển đổi số y tế theo Thông tư 13/2025/TT-BYT. Dưới đây là những khó khăn phổ biếnmà các cơ sở y tế thường gặp nhất.

1. Chưa nắm rõ các yêu cầu pháp lý

Thông tư 13/2025/TT-BYT quy định rõ nguyên tắc quản lý, thành phần thông tin, yêu cầu hạ tầng và lộ trình bắt buộc triển khai hồ sơ bệnh án điện tử. Tuy nhiên, nhiều phòng khám chưa tiếp cận đầy đủ nội dung này, dẫn đến:

• Hiểu chưa đúng sự khác nhau giữa bệnh án điện tử và hồ sơ bệnh án điện tử.
• Chưa nắm tiêu chuẩn kỹ thuật cần đáp ứng.
• Chưa biết thời hạn bắt buộc phải hoàn thành theo quy định (ví dụ: thời hạn 30/9/2025 và 31/12/2026).

Điều này khiến nhiều cơ sở bị động, triển khai sai hoặc chậm tiến độ.

2. Hạn chế về hạ tầng công nghệ

Theo quy định tại Điều 2 của Thông tư 13/2025/TT-BYT, các phòng khám phải có hạ tầng CNTT đáp ứng:

• Máy trạm, mạng nội bộ.
• Hệ thống lưu trữ dữ liệu an toàn.
• Giải pháp ký số, thiết bị liên quan.
• Ứng dụng CNTT trong quản lý khám chữa bệnh.

Thực tế cho thấy nhiều phòng khám chưa đạt được các yêu cầu này:

• Máy tính cũ, tốc độ xử lý thấp.
• Mạng yếu hoặc không ổn định.
• Chưa có máy chủ hoặc hệ thống sao lưu.
• Không đủ thiết bị để ký số – xác nhận điện tử.

Điều này làm tăng chi phí đầu tư ban đầu và kéo dài thời gian triển khai thực tế.

3. Lo ngại về bảo mật và vận hành thực tế

Thông tư 13/2025/TT-BYT yêu cầu hệ thống HSBAĐT phải tuân thủ đầy đủ quy định về an toàn thông tin và bảo vệ dữ liệu của Luật Khám bệnh, chữa bệnh và pháp luật về CNTT. Tuy nhiên, trong thực tế triển khai, nhiều phòng khám vẫn băn khoăn:

• Khả năng truy xuất hồ sơ khi hệ thống gặp sự cố.
• Rủi ro thất thoát hoặc lộ dữ liệu bệnh nhân.
• Lo ngại về giải pháp phần mềm thiếu uy tín hoặc không đạt chuẩn.
• Nhiều Bác sĩ lo lắng về khả năng truy xuất hồ sơ khi cần, thao tác nhập liệu trên phần mềm chưa quen, hoặc gián đoạn hệ thống ảnh hưởng đến quy trình KCB.
• Tâm lý e ngại này xuất phát từ hạn chế về công nghệ và kinh nghiệm sử dụng hệ thống điện tử trong khám chữa bệnh.

4. Thiếu đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu

Triển khai bệnh án điện tử đòi hỏi phòng khám phải có nhân sự:

• Hiểu về công nghệ thông tin.
• Hiểu quy trình khám chữa bệnh tại phòng khám.
• Có khả năng phối hợp với nhà cung cấp phần mềm.

Tuy nhiên, nhiều phòng khám nhỏ không có đội ngũ kỹ thuật nội bộ, dẫn đến phụ thuộc hoàn toàn vào đơn vị cung cấp giải pháp, vấn đề phát sinh khi:

• Không phải nhà cung cấp nào cũng có khả năng hỗ trợ 24/7.
• Quy trình xử lý sự cố không rõ ràng.
• Bác sĩ không được đào tạo đầy đủ, gây gián đoạn vận hành.

Điều này làm chậm tiến độ chuyển đổi và khiến phòng khám mất nhiều thời gian làm quen với hệ thống.

Doctor Workspace đồng hành cùng Bác sĩ triển khai hồ sơ bệnh án điện tử đạt chuẩn Thông tư 13/2025/TT-BYT

Trong bối cảnh chuyển đổi số được thúc đẩy, nhiều Bác sĩ và phòng khám không khỏi bối rối khi triển khai hồ sơ bệnh án điện tử, do chưa nắm rõ các yêu cầu pháp lý, hạn chế công nghệ và thiếu hỗ trợ kỹ thuật.

Bộ công cụ làm việc cho bác sĩ Doctor Workspace – nền tảng tích hợp bộ công cụ làm việc dành cho Bác sĩ do YouMed phát triển – là giải pháp thiết thực giúp giải quyết những khó khăn trên. Với tính năng hồ sơ bệnh án điện tử đạt chuẩn Thông tư 13/2025/TT-BYT, Doctor Workspace giúp Bác sĩ và phòng khám:

• Tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp lý, kỹ thuật về lập, ký, lưu trữ, kết nối và bảo mật dữ liệu;
• Vận hành trên nền tảng công nghệ ổn định, dễ sử dụng, phù hợp với quy trình thực tế tại phòng khám;
• Hỗ trợ kỹ thuật xuyên suốt bởi đội ngũ am hiểu cả công nghệ và y tế.

Nền tảng còn tích hợp tính năng kê toa điện tử liên thông Đơn thuốc Quốc gia theo Thông tư 26/2025/TT-BYT và Cổng Dược Quốc gia theo Quyết định 808/QĐ-BYT.

Doctor Workspace – Nền tảng tích hợp 9 bộ công cụ làm việc cho Bác sĩ, tuân thủ quy định Bộ Y tế

Doctor Workspace là nền tảng duy nhất hiện nay tích hợp 9 bộ công cụ cần thiết, giúp Bác sĩ vừa quản lý chuyên môn, kết nối người bệnh, vừa đảm bảo tuân thủ quy định của Bộ Y tế.  Các công cụ gồm:

1. Phần mềm quản lý phòng khám.
2. Hệ thống đặt lịch khám thông minh.
3. Tư vấn trực tuyến.
4. Xây dựng thương hiệu cá nhân cho bác sĩ.
5. Trí tuệ nhân tạo (AI) hỗ trợ bác sĩ.
6. Các khóa học chứng chỉ CME.
7. Trung tâm xét nghiệm vệ tinh.
8. Nhà thuốc vệ tinh.
9. Cập nhật thông tin y tế.

Với 9 công cụ tích hợp, Doctor Workspace đáp ứng linh hoạt nhu cầu của Bác sĩ ở mọi môi trường hành nghề – từ bệnh viện, cơ sở y tế đến phòng khám.

Đăng ký 30 ngày sử dụng miễn phí Doctor Workspace với đầy đủ 9 công cụ

Nhân dịp ra mắt chính thức, YouMed triển khai chương trình tặng 30 ngày sử dụng miễn phí phiên bản Advance trên Doctor Workspace – với đầy đủ 9 bộ công cụ tích hợp.

Chương trình giúp Bác sĩ trải nghiệm trực tiếp các tính năng hỗ trợ công việc hàng ngày. Đồng thời Bác sĩ sẽ nhận được hỗ trợ kỹ thuật liên tục từ đội ngũ chuyên môn, đảm bảo sự thuận tiện và hiệu quả trong quá trình sử dụng.

Bác sĩ có thể đăng ký tài khoản ngay tại: https://doctorworkspace.com/.

Hi vọng bài viết trên đã giúp quý Bác sĩ hiểu rõ hơn về việc triển khai hồ sơ bệnh án điện tử, cũng như những lưu ý cần thiết giúp quá trình thực hiện hiệu quả. Với nền tảng Doctor Workspace, YouMed mong muốn đồng hành cùng quý Bác sĩ nhằm hỗ trợ triển khai hồ sơ bệnh án điện tử một cách dễ dàng, đúng chuẩn, đồng thời tối ưu hóa quy trình làm việc trong phòng khám.