Phần mềm quản lý phòng khám trong Doctor Workspace – Giải pháp quản lý bệnh nhân hiện đại

Hiện nay, ngoài việc công tác tại bệnh viện, nhiều bác sĩ còn quản lý thêm phòng khám ngoài giờ. Việc quản lý phòng khám đôi khi sẽ gây khó khăn cho các bác sĩ. Từ đây, giải pháp phần mềm quản lý phòng khám được đưa ra. Một trong số đó có phần mềm quản lý phòng khám trong nền tảng Doctor Workspace được phát triển bởi YouMed. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn đọc, đặc biệt là các bác sĩ hiểu rõ hơn về công cụ quản lý phòng khám trong Doctor Workspace.

Những khó khăn thường gặp trong việc quản lý phòng khám

Quản lý một phòng khám ngoài giờ có thể là một việc phức tạp và đầy thách thức. Dưới đây là một số khó khăn mà bác sĩ có thể gặp phải trong việc quản lý phòng khám của mình.

1. Kê đơn thuốc điện tử

Kê đơn thuốc điện tử là một trong những hoạt động thuộc chủ trương chuyển đổi số ngành Y tế Việt Nam hiện nay. Việc kê đơn thuốc điện tử được Bộ Y tế thông tin rõ trong thông tư 27/2021/TT-BYT. Theo đó, các bệnh viện, cơ sở khám chữa bệnh, phòng khám trên phạm vi toàn quốc phải thực hiện kê đơn thuốc hình thức điện tử thay cho đơn thuốc viết tay.

Tuy nhiên, nhiều bác sĩ vẫn chưa nắm rõ được thông tin về việc kê đơn thuốc điện tử cũng như cách kê đơn và liên thông với hệ thống đơn thuốc quốc gia.

2. Tiếp nhận bệnh – Khám bệnh

Tiếp nhận bệnh là một trong những bước chiếm nhiều thời gian của bác sĩ. Với những phòng khám lớn, số lượng bệnh nhân đông, việc tiếp nhận bệnh sẽ phức tạp hơn và bệnh nhân có thể chờ đợi lâu hơn nếu quy trình nhận bệnh không được thiết kế khéo léo. Điều này có thể dẫn đến sự không hài lòng của bệnh nhân về dịch vụ của phòng khám.

3. Lưu giữ hồ sơ

Đa số các phòng khám đều quản lý hồ sơ, bệnh án bằng phương pháp thủ công. Các bác sĩ có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm hồ sơ bệnh nhân khi cần thiết. Dẫn đến làm mất thời gian, gây khó chịu cho người bệnh.

Quan trọng hơn hết, việc lưu trữ thủ công dễ dẫn đến sai sót, mất thông tin của người bệnh. Tình trạng này có thể gây ra chẩn đoán sai, sai sót về thuốc và những vấn đề ảnh hưởng tiêu cực tới kết quả thăm khám.

Ngoài ra, một số phòng khám sử dụng phần mềm bảng tính Microsoft Excel để quản lý hồ sơ. Tuy nhiên, Excel không phải là một phần mềm chuyên về quản lý nên sẽ không có tính năng bảo mật thông tin mạnh mẽ.

4. Báo cáo thống kê

Thống kê, báo cáo các nguồn thu, chi cũng là một thách thức khi quản lý một phòng khám. Các bác sĩ có thể gặp khó khăn trong việc kiểm soát vấn đề tài chính của phòng khám, cũng như phải lập báo cáo chính xác, kịp thời. Điều này ảnh hưởng đến quá trình theo dõi hoạt động của phòng khám và đưa ra quyết định phù hợp khi cần.

Ngoài ra, việc quản lý và phân tích dữ liệu có thể phức tạp và chiếm nhiều thời gian của bác sĩ và các nhân viên trong phòng khám.

5. Tương tác với bệnh nhân

Thông thường, bác sĩ chỉ có thể tương tác với bệnh nhân qua những lần thăm khám trực tiếp. Nếu sau khám, bệnh nhân có thắc mắc hoặc bác sĩ muốn theo dõi thêm tình trạng của người bệnh thì thường phải chờ đến lần tái khám trực tiếp tiếp theo. Điều này ít nhiều ảnh hưởng đến kết quả khám và điều trị bệnh, giảm tương tác của bác sĩ và người bệnh.

6. Quản lý kho thuốc – vật tư

Kiểm kê số lượng thuốc, vật tư y tế tồn kho bằng cách thủ công dễ dẫn đến sai sót. Từ đây có thể gây tình trạng dự trữ quá nhiều hoặc quá ít vật tư y tế, làm tăng chi phí hoặc thiếu vật tư khi cần thiết. Và ảnh hưởng trực tiếp đến việc thăm khám, điều trị cho bệnh nhân.

Ngoài ra, việc theo dõi hạn sử dụng thuốc một cách thủ công cũng dễ nhầm lẫn. Bác sĩ có thể sử dụng nhầm thuốc hết hạn, gây nguy hiểm cho bệnh nhân.

7. Bảo mật thông tin

Hệ thống bảo mật thông tin luôn là tiêu chí cần thiết đối với một phòng khám ngoài giờ. Nếu không có hệ thống bảo mật hoặc sử dụng một hệ thống yếu, thủ công, thì phòng khám có thể đối mặt với nguy cơ rò rỉ thông tin bệnh sử của người khám, thông tin cá nhân của nhân viên, mất dữ liệu quan trọng của người khám, bị tấn công mạng,… Những điều này ảnh hưởng trực tiếp đến lòng tin của người bệnh đối với phòng khám.

Giải pháp quản lý phòng khám trong Doctor Workspace hỗ trợ bác sĩ bằng cách nào?

Có thể thấy, việc quản lý một phòng khám đặt cho bác sĩ rất nhiều thách thức. Và để giải quyết những khó khăn trên, nhiều bác sĩ đã lựa chọn sử dụng các phần mềm quản lý phòng khám, trong đó có bộ công cụ quản lý phòng khám thuộc Doctor Workspace.

Công cụ quản lý phòng khám trong Doctor Workspace là sản phẩm của công ty TNHH YouMed Việt Nam. Với vai trò là một đơn vị công nghệ về y tế, YouMed mong muốn mang đến cho bác sĩ một giải pháp chuyển đổi số trong việc quản lý phòng khám, giúp việc quản lý và vận hành phòng khám trở nên hiện đại, dễ dàng hơn. Và từ đó, quản lý phòng khám trong Doctor Workspace ra đời.

Cụ thể, công cụ này có thể hỗ trợ bác sĩ quản lý phòng khám bằng qua những tính năng dưới đây:

1. Quản lý hiệu quả hoạt động phòng khám

Quản lý bệnh nhân

Quản lý phòng khám trong Doctor Workspace cung cấp giao diện dễ sử dụng, giúp bác sĩ quản lý việc thăm khám bệnh nhân một cách hiệu quả. Các bác sĩ có thể chủ động xem lịch tái khám, xem bệnh án điện tử và quản lý kết quả thăm khám trên cùng một hệ thống. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình nhận bệnh và khám bệnh.

Với tính năng này, các bác sĩ cũng có thể theo dõi bệnh sử của bệnh nhân, giúp hỗ trợ việc thăm khám tốt hơn và cá nhân hóa hơn. Việc quản lý từng ca bệnh cũng giúp bác sĩ ghi chú cần thiết cho các buổi khám tiếp theo và duy trì tính liên tục trong việc chăm sóc người bệnh.

Đặc biệt, Doctor Workspace được thiết kế dưới dạng ứng dụng điện toán đám mây, giúp các bác sĩ nhanh chóng tìm thấy hồ sơ bệnh nhân, truy cập thông tin dễ dàng hơn trong các buổi khám. Từ đó hỗ trợ bác sĩ đưa ra các chẩn đoán và phương pháp điều trị nhanh hơn, chính xác hơn.

Liên thông đơn thuốc điện tử và Cổng dược quốc gia

YouMed là đơn vị được phép đồng bộ Đơn thuốc điện tử lên Cục quản lý khám chữa bệnh và liên thông Cục quản lý Dược quốc gia. Điều này sẽ hỗ trợ các bác sĩ thực hiện kê khai đơn thuốc theo thông tư 27/2021/TT-BYT một cách dễ dàng và chính thống.

Báo cáo thống kê

Công cụ/Phần mềm quản lý phòng khám trong Doctor Workspace cung cấp cho bác sĩ tính năng báo cáo trực quan, bao gồm: doanh thu, bệnh nhân hiện có, bệnh nhân mới, những bệnh nhân chưa tới khám trong khoảng thời gian 3 tháng, 6 tháng, 1 năm.

Từ những báo cáo này, bác sĩ sẽ có kế hoạch truyền thông, tương tác phù hợp với từng nhóm bệnh nhân và tối ưu hóa hiệu quả tài chính.

Kết nối máy móc

Doctor Workspace có thể kết nối với các máy móc, thiết bị y tế như máy chẩn đoán hình ảnh, siêu âm, nội soi,… tại phòng khám. Tính năng này cho phép bác sĩ xem và trả kết quả xét nghiệm trực tiếp trong phần mềm, loại bỏ các bước nhập dữ liệu thủ công và giảm nguy cơ sai sót. Với tính năng này, bác sĩ có thể nhanh chóng truy cập kết quả xét nghiệm và đưa ra quyết định điều trị hợp lý.

Sử dụng hệ thống đặt khám thông minh

Khi quản lý phòng khám bằng Doctor Workspace, phòng khám của bác sĩ được tích hợp với hệ thống ứng dụng đặt khám thông minh. Bằng cách sử dụng ứng dụng này, bệnh nhân có thể chủ động đặt trước lịch khám, tránh trường hợp chờ đợi khi đến khám, từ đó tăng sự hài lòng trong trải nghiệm đi khám của người bệnh.

Ngoài ra, việc sử dụng hệ thống đặt khám thông minh giúp bác sĩ quản lý hiệu quả tập bệnh nhân của mình, giúp việc nhận bệnh, tương tác với người bệnh nhanh chóng, dễ dàng hơn.

Bảo mật thông tin

Công cụ quản lý phòng khám trong Doctor Workspace cam kết cung cấp hệ thống bảo mật theo hạ tầng ISO 27001:2013, đạo luật HIPAA, thành viên của Hiệp hội An toàn thông tin Việt Nam (VNISA), Pentest định kỳ và Sinh trắc học. Chính điều này sẽ đảm bảo dữ liệu của bệnh nhân, bác sĩ, nhân viên phòng khám được bảo mật an toàn, bảo vệ phòng khám khỏi các vi phạm dữ liệu và các mối đe dọa từ Internet.

HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) là đạo luật được ban hành bởi chính phủ liên bang Hoa Kỳ, vào năm 1996. Theo HIPAA, nếu bệnh viện, phòng khám, trung tâm y tế lưu trữ và chuyển tiếp thông tin sức khỏe của người bệnh thì phải tuân theo các tiêu chuẩn bảo vệ thông tin y tế cụ thể.¹

Pentest, viết tắt của penetration testing (kiểm tra xâm nhập) là một hình thức đánh giá mức độ an toàn của một hệ thống IT bằng các cuộc tấn công mô phỏng thực tế.

Theo dõi và kiểm soát tồn kho thuốc và vật tư

Quản lý phòng khám của Doctor Workspace giúp bác sĩ theo dõi số lượng tồn kho, hạn sử dụng, định mức đặt hàng, đảm bảo phòng khám luôn có sẵn thuốc và vật tư cần thiết. Với tính năng này, các bác sĩ có thể giảm thiểu việc thất thoát và tiết kiệm thời gian cho việc quản lý hàng tồn kho.

Đồng thời, tính năng này cũng thống kê và đề xuất với bác sĩ những loại thuốc, vật tư bán chạy. Từ đó giúp bác sĩ đưa ra những quyết định hợp lý trong việc cân nhắc nhập/không nhập thêm các loại thuốc, vật tư cụ thể.

2. Tương tác dễ dàng với bệnh nhân

Giải pháp quản lý phòng khám trong Doctor Workspace cung cấp cho bác sĩ những tính năng tương tác dễ dàng với bệnh nhân. Cụ thể, sử dụng công cụ, bác sĩ có thể:

• Trả kết quả khám, toa thuốc, kết quả xét nghiệm cho bệnh nhân qua ứng dụng.
• Thông báo lịch tái khám, uống thuốc, các chương trình khuyến mãi của phòng khám cho bệnh nhân.
• Chat, tư vấn thêm cho bệnh nhân, giữ riêng tư cho thông tin liên lạc cá nhân của bác sĩ (số điện thoại, Zalo,…).
• Bác sĩ cũng có thể mở tính năng video call để bệnh nhân có thể hỏi ý kiến khi cần thiết. Bệnh nhân sẽ trả thêm phí cho bác sĩ khi sử dụng tính năng này.

Tất cả nội dung tương tác giữa bác sĩ và bệnh nhân đều được Doctor Workspace bảo mật tuyệt đối.

Bằng cách tăng tương tác với người bệnh như trên, bác sĩ có thể tăng sự trung thành của lượng bệnh nhân hiện có. Đồng thời, thúc đẩy giới thiệu thêm bệnh nhân mới cho phòng khám.

3. Quảng bá hình ảnh bác sĩ, phòng khám

Để giúp bác sĩ tiếp cận được nhiều bệnh nhân hơn, Doctor Workspace cung cấp giải pháp quảng bá với các hoạt động:

• Xây dựng trang thông tin bác sĩ chuyên nghiệp, thể hiện đầy đủ thông tin học hàm, học vị, quá trình công tác của bác sĩ, nhằm giúp bệnh nhân có thể đặt khám trực tiếp sau khi xem thông tin.
• Tối ưu hóa tìm kiếm thông tin bác sĩ, giúp trang thông tin bác sĩ có thể xuất hiện ở vị trí cao trên Google Search và tiếp cận được gần 3 triệu người dùng mỗi tháng trên YouMed.
• Tối ưu hóa vị trí phòng khám trên Google Maps, giúp bệnh nhân dễ dàng tìm được vị trí chính xác của phòng khám bác sĩ.

Ưu điểm nổi bật của công cụ/phần mềm quản lý phòng khám trong Doctor Workspace

Là một hệ thống hiện đại và toàn diện, công cụ quản lý phòng khám trong Doctor Workspace cung cấp nhiều lợi thế cho các chuyên gia y tế. Một số ưu điểm nổi bật của công cụ bao gồm:

1. Hệ sinh thái hiệp lực và tương hỗ

Phần mềm quản lý phòng khám trong Doctor Workspace hoạt động trong một hệ sinh thái hiệp lực và tương hỗ, nghĩa là tất cả các tính năng của phần mềm hoạt động liền mạch và hỗ trợ cho nhau, tạo nên hệ sinh thái thống nhất và gắn kết. Điều này giúp cải thiện hoạt động và quy trình làm việc của phòng khám, hỗ trợ việc thăm khám, điều trị hiệu quả hơn.

2. Tăng sự tương tác giữa bác sĩ và bệnh nhân

Một trong những lợi ích đáng kể của việc tăng cường tương tác với bệnh nhân sau khám là khả năng cải thiện kết quả điều trị của người bệnh. Tương tác dễ dàng, bác sĩ có thể giải quyết kịp thời mọi thắc mắc, câu hỏi của bệnh nhân trong quá trình điều trị bệnh. Điều này đảm bảo rằng bệnh nhân hiểu rõ về tình trạng bệnh lý, kế hoạch điều trị. Bằng cách tư vấn thêm, bác sĩ có thể nâng cao sự tuân thủ của bệnh nhân trong việc điều trị và dùng thuốc, cuối cùng mang lại kết quả sức khỏe tốt hơn.

Tăng tương tác sẽ thúc đẩy mối quan hệ bác sĩ – bệnh nhân bền chặt hơn. Khi bệnh nhân cảm thấy được lắng nghe, thấu hiểu và chăm sóc sẽ tăng sự tin tưởng, tín nhiệm dành cho bác sĩ. Từ đó, bệnh nhân có thể tiếp tục giới thiệu hình ảnh bác sĩ, phòng khám đến những người xung quanh, giúp bác sĩ tiếp cận với tập bệnh nhân lớn hơn.

3. Hỗ trợ bác sĩ triển khai truyền thông đa dạng nền tảng

Từ giải pháp tương tác của phần mềm quản lý phòng khám trong Doctor Workspace, bác sĩ có thể được hỗ trợ truyền thông trên đa dạng nền tảng, như: Facebook, website, Google Search, Google Maps,… Điều này giúp phòng khám được biết đến nhiều hơn, tiếp cận được nhiều người bệnh hơn. Từ đó tăng số lượng bệnh nhân đến khám và tăng thêm thu nhập cho phòng khám của bác sĩ.

4. Đội ngũ chăm sóc khách hàng nhiệt tình

Công cụ quản lý phòng khám trong Doctor Workspace đi kèm với đội ngũ chăm sóc khách hàng nhiệt tình, luôn sẵn sàng hỗ trợ bác sĩ trong quá trình sử dụng. Đội ngũ có tính phản hồi cao và cung cấp các giải pháp kịp thời cho bất kỳ vấn đề phát sinh.Điều này sẽ giúp các bác sĩ có thể tập trung vào việc thăm khám, điều trị cho bệnh nhân mà không phải lo lắng về các vấn đề liên quan đến phần mềm.

Cụ thể, sau khi bác sĩ để lại thông tin cần tư vấn/hỗ trợ/khiếu nại, đội ngũ Doctor Workspace sẽ liên hệ trao đổi trong vòng 24 giờ. Tùy vào vấn đề mà bác sĩ cần hỗ trợ, khiếu nại mà nhân viên Doctor Workspace sẽ tư vấn qua điện thoại hoặc đến trực tiếp tại phòng khám.

5. Tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn bảo mật thông tin

Một ưu điểm lớn của công cụ quản lý phòng khám trong Doctor Workspace là luôn tuân thủ nghiêm các tiêu chuẩn về bảo mật thông tin bao gồm: ISO, HIPAA, sinh trắc học, là thành viên của VNISA, thực hiện Pentest định kỳ. Điều này giúp bản thân phòng khám và người bệnh an tâm về việc bảo mật thông tin cá nhân, duy trì niềm tin và sự tin tưởng của bệnh nhân đối với phòng khám.

Chi phí phần mềm quản lý phòng khám trong Doctor Workspace bao nhiêu? Đăng ký như thế nào?

Hiện tại, Doctor Workspace cung cấp nền tảng tích hợp 9 công cụ hỗ trợ toàn diện cho bác sĩ, bao gồm:

• Quản lý phòng khám;
• Hệ thống đặt khám thông minh;
• Tư vấn trực tuyến qua tính năng nhắn tin, gọi video;
• Học CME;
• Trí tuệ nhân tạo hỗ trợ bác sĩ;
• Phát triển thương hiệu bác sĩ;
• Trung tâm xét nghiệm vệ tinh;
• Nhà thuốc vệ tinh;
• Thông tin y tế.

Trong đó, công cụ quản lý phòng khám có mức phí 3.000.000 VNĐ/năm. Đặc biệt, tất cả các công cụ còn lại hiện đang được YouMed cung cấp hoàn toàn miễn phí cho bác sĩ.

Để bắt đầu sử dụng công cụ/phần mềm quản lý phòng khám trong Doctor Workspace, bác sĩ chỉ cần truy cập tại đây và chủ động đăng ký, trải nghiệm dễ dàng ngay hôm nay.

Chính sách hỗ trợ và xử lý khiếu nại

Trong quá trình sử dụng phần mềm, nếu có bất kỳ vấn đề nào cần hỗ trợ/khiếu nại, bác sĩ có thể liên hệ đến tổng đài YouMed qua đường dây nóng 19002805 hoặc email [email protected]. Đội ngũ nhân viên YouMed sẽ hỗ trợ/giải quyết khiếu nại của bác sĩ trong vòng 24 giờ từ lúc tiếp nhận thông tin.

Tùy vào vấn đề cần hỗ trợ/khiếu nại mà YouMed sẽ tư vấn/giải quyết cho bác sĩ qua điện thoại, email hoặc đến trực tiếp tại phòng khám. Và bác sĩ sẽ không mất thêm chi phí cho việc tư vấn, hỗ trợ trong quá trình sử dụng.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn đọc, đặc biệt là các bác sĩ hiểu hơn về công cụ/phần mềm quản lý phòng khám trong Doctor Workspace. Được thiết kế như một giải pháp toàn diện để quản lý các hoạt động của phòng khám, quản lý phòng khám trong Doctor Workspace có thể giúp các bác sĩ tập trung vào việc cung cấp các dịch vụ y tế chất lượng, đồng thời giảm bớt gánh nặng hành chính và cải thiện việc chăm sóc bệnh nhân.