Top 5 phần mềm quản lý phòng khám chất lượng

Bác sĩ đang quản lý một phòng khám ngoài giờ? Bác sĩ đang gặp nhiều khó khăn trong việc vận hành và chưa tìm được giải pháp phù hợp? Thấu hiểu điều đó, YouMed gợi ý top 5 phần mềm quản lý phòng khám chất lượng. Giúp việc quản lý và vận hành phòng khám trở nên dễ dàng và hiệu quả. Cùng YouMed theo dõi trong bài viết dưới đây.

Bác sĩ gặp khó khăn trong việc vận hành phòng khám

1. Kê đơn thuốc điện tử

Theo thông tư 27/2021/TT-BYT, Bộ Y tế quy định các bệnh viện, cơ sở khám chữa bệnh, phòng khám trên phạm vi cả nước đều phải thực hiện kê đơn thuốc hình thức điện tử.

Việc kê đơn thuốc điện tử giúp nâng cao độ chính xác và hợp lý hóa quy trình dùng thuốc, nhưng nó cũng đặt ra cho bác sĩ một số khó khăn. Nhiều bác sĩ, đặc biệt là những bác sĩ đã quen với việc sử dụng đơn thuốc viết tay vẫn còn loay hoay, chưa nắm rõ thông tin về việc kê đơn thuốc điện tử, cũng như cách thực hiện kê đơn.

2. Quản lý hồ sơ

Trước đây, việc quản lý thông tin từng bệnh nhân vô cùng khó khăn. Nhiều bác sĩ sử dụng một số biện pháp thủ công để quản lý phòng khám của mình. Chẳng hạn như lưu trữ hồ sơ bệnh bằng file excel, ghi chép thông tin bằng tay… Điều này, khiến bác sĩ mất nhiều thời gian và bệnh nhân phải đợi chờ lâu khi đi khám.

Bác sĩ cho rằng việc sử dụng phần mềm quản lý bệnh nhân bằng excel dễ sử dụng. Phòng khám không cần cài thêm phần mềm đắt tiền. Nhưng vẫn có thể sắp xếp và truy xuất dữ liệu nhanh chóng. 

Tuy nhiên, phần mềm excel không cung cấp tính năng bảo mật mạnh mẽ. Vì chúng là một phần mềm không chuyên dụng để quản lý thông tin. Do đó, excel có thể không đáp ứng được yêu cầu quản lý dữ liệu của một phòng khám.

3. Tương tác với bệnh nhân

Trong đa số trường hợp, bác sĩ chỉ có thể giao tiếp với bệnh nhân trong những lần thăm khám trực tiếp, tái khám theo lịch hẹn, thường cách nhau vài tuần hoặc vài tháng. Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ trong việc giải quyết các thắc mắc, câu hỏi của bệnh nhân, ảnh hưởng đến sự hài lòng của bệnh nhân và kết quả điều trị. Hoặc, nếu bác sĩ muốn tiếp tục theo dõi tình trạng của bệnh nhân sau khám để cho thêm lời tư vấn, dặn dò thì cũng khó thực hiện được.

4. Mức độ chính xác

Quá trình tiếp nhận và điều chuyển thông tin giữa các khâu khám bệnh rất dễ xảy ra sai sót. Với các đơn thuốc viết tay, tình trạng bác sĩ đưa nhầm thuốc cũng không còn xa lạ. Điều này ảnh hưởng không tốt đến sự trải nghiệm của bệnh nhân. Đồng thời, dịch vụ tại phòng khám dễ bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp.

5. Thời gian và chi phí

Việc nhập dữ liệu bằng tay cho từng giai đoạn sẽ tốn nhiều thời gian. Nhân viên y tế và cả bệnh nhân phải mất thời gian chờ đợi. Đồng thời, việc tìm kiếm và trích xuất cũng gây khó khăn, lại chưa tính đến thất thoát dữ liệu.

Bên cạnh đó, bác sĩ thường phải tính toán chi phí chi trả cho nhân viên tại phòng khám. Cùng với đó là các chi phí tổn thất khác. Khi ấy bác sĩ sẽ khó kiểm soát được chi phí đã thanh toán.

6. Kết nối thiết bị y tế

Quy trình khám chữa bệnh phải thông qua nhiều bước trung gian. Hầu như các bác sĩ mỗi lần làm xét nghiệm đều phải ghi chép lại thông số. Quy trình này dễ xảy ra sai sót khi bác sĩ ghi nhầm.

Bên cạnh đó, các thiết bị y tế hoạt động riêng lẻ. Vì vậy, bác sĩ khó kiểm soát dẫn đến kết quả chẩn đoán cho ra bị sai lệch.

7. Tính bảo mật thông tin

Tính năng bảo mật là một loại tính năng không thể thiếu. Đặc biệt là đối với thông tin bệnh nhân và thông tin tài khoản nhân viên. Bằng những phần mềm thủ công, chưa có đảm bảo được an toàn thông tin. Đồng thời cũng chưa đáp ứng các tiêu chí bảo mật đúng yêu cầu. 

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý phòng khám

Khi mua một sản phẩm, chắc hẳn các bác sĩ sẽ đặt ra tiêu chí cụ thể để đưa ra quyết định. Trong quản lý phòng khám cũng vậy. Việc đặt ra các tiêu chí chọn một phần mềm gắn bó trong suốt quá trình hoạt động càng khắt khe hơn. Chính vì vậy, dưới đây là gợi ý về các tiêu chí để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.

1. Phù hợp với nguồn lực phòng khám

Mỗi phòng khám sẽ có quy mô hoạt động khác nhau. Bác sĩ cần biết số lượng nhân viên, số lượng bệnh nhân tại phòng khám là bao nhiêu. Sau đó, bác sĩ hãy lựa chọn gói phần mềm phù hợp nhất và đạt hiệu quả cao nhất.

Nếu phòng khám có quy mô lớn khoảng từ 100 – 200 nhân viên cộng với số lượng bệnh nhân lớn. Bác sĩ nên lựa chọn phần mềm có tính năng tạo nhiều tài khoản người dùng và phân quyền sử dụng. Đồng thời, phần mềm có khả năng phân bổ công việc nhân viên để giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng sự hài lòng của bệnh nhân.

Nếu phòng khám có quy mô nhỏ 1 – 5 nhân viên, thì nên lựa chọn gói phần mềm có giá thành thấp, phân quyền truy cập và có tính năng cơ bản như quản lý thông tin bệnh nhân, toa thuốc và tài chính.

Bác sĩ nên tính toán tổng chi phí khi cài đặt phần mềm và doanh thu của phòng khám để đưa ra quyết định đầu tư hợp lý.

2. Tính năng

Các tính năng cơ bản cần có trong phần mềm quản lý phòng khám như:

• Tiếp nhận, quản lý bệnh nhân.
• Kê đơn thuốc.
• Chỉ định xét nghiệm.
• Tạo báo cáo và thống kê.

Ngoài ra, hiệu quả quản lý phòng khám sẽ càng nâng cao hơn nếu có thêm những tính năng như thanh toán trực tuyến, gửi nhắc hẹn qua email hoặc tin nhắn SMS.

3. Hỗ trợ giữ tương tác với bệnh nhân

Một phần mềm quản lý phòng khám hiệu quả cần giúp bác sĩ giữ và tăng tương tác với bệnh nhân, giúp bác sĩ giải đáp kịp thời những thắc mắc sau khám của người bệnh, đưa thêm sự tư vấn hợp lý, vừa giúp nâng cao hiệu quả của việc khám chữa bệnh, vừa tăng sự tín nhiệm của bệnh nhân đối với phòng khám bác sĩ.

4. Cơ sở dữ liệu quản lý phòng khám

Phần mềm quản lý phòng khám cần một cơ sở dữ liệu hỗ trợ được các việc như:

• Lưu trữ thông tin bệnh nhân bào gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, số bảo hiểm y tế,…
• Lịch sử bệnh án và quá trình điều trị của bệnh nhân, bao gồm các thông tin về: triệu chứng, kết quả xét nghiệm,…
• Lịch hẹn khám bao gồm ngày giờ khám và tên bác sĩ thăm khám.
• Thông tin thuốc và dược phẩm sử dụng trong phòng khám bao gồm: tên, liều lượng, tác dụng phụ, giá cả,…
• Các thông tin về hoạt động phòng khám khác như: thông tin tài chính, quản lý nhân sự, cập nhật phần mềm,…

Cơ sở dữ liệu cần được thiết kế vừa có tính bảo mật vừa dễ dàng lưu trữ và nhanh chóng tìm kiếm thông tin về bệnh nhân, quá trình điều trị tại phòng khám.

5. Giao diện thân thiện

Phần mềm quản lý phòng khám cần có sự đơn giản và thao tác dễ sử dụng. Vì bác sĩ phải sử dụng phần mềm hằng ngày, các tính năng và đề mục càng rõ ràng, thao tác càng đơn giản thì tốc độ làm việc và độ chính xác của hoạt động quản lý sẽ được cải thiện.

Ngoài ra, phần mềm cần được thiết kế hỗ trợ đa dạng hệ điều hành như: iOS, Android, macOS, Linux,… Bác sĩ có thể sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau mà không phải lo lắng về tính tương thích.

6. Bảo mật thông tin

Mỗi phòng khám đều có quy trình khám chữa bệnh khác nhau. Tuy nhiên, bảo mật thông tin bệnh nhân luôn được đặt lên hàng đầu. Vấn đề bảo mật chính là hạn chế lớn của phòng khám.

Thông tin bệnh án, thông tin bác sĩ cần được đảm bảo theo các tiêu chuẩn như Hipaa, ISO, có khóa password ID hoặc sinh trắc học để bảo vệ dữ liệu bác sĩ. 

Top 5 phần mềm quản lý phòng khám

1. YouMed Clinic

YouMed Clinic là phần mềm quản lý phòng khám được phát triển bởi công ty TNHH YouMed Việt Nam.

Cùng với mong muốn góp phần chuyển đổi số ngành y tế, cũng như chung tay mang đến sự trải nghiệm khám bệnh tốt nhất, YouMed không ngừng nghiên cứu, cải tiến sản phẩm và đã thành công cho ra đời giải pháp quản lý phòng khám với nhiều tính năng hiện đại – YouMed Clinic. Phần mềm được thiết kế nhằm phục vụ cho quá trình chuyển đổi số, giúp tối ưu hóa nguồn lực tại phòng khám.

YouMed Clinic có giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Đồng thời, phần mềm giúp vận hành phòng khám thuận tiện và nâng cao trải nghiệm của bệnh nhân. Đang được ứng dụng tại nhiều phòng khám quy mô vừa và nhỏ trên toàn quốc, giải pháp quản lý phòng khám YouMed Clinic nhận được sự đánh giá tích cực từ phía bác sĩ.

Phần mềm phù hợp với phòng khám đa khoa và chuyên khoa từ 1 – 100 nhân lực. Đặc biệt, được ứng dụng nhiều trong phòng khám nhi khoa, sản – phụ khoa, da liễu, tai mũi họng,…

Tính năng nổi bật: 

• Quản lý nhận bệnh và khám bệnh: Phần mềm giúp quản lý và ghi nhận lịch hẹn, kết quả khám bệnh.

• Quản lý hồ sơ bệnh nhân: Tạo, quản lý và lưu trữ hồ sơ bệnh nhân một cách logic.

• Quản lý, báo cáo, thống kê tài chính, thống kê bệnh nhân hiện có, bệnh nhân mới, bệnh nhân chưa đến khám sau một thời gian: Giúp phòng khám có cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính, có kế hoạch truyền thông phù hợp với từng nhóm bệnh nhân.

• Quản lý kho thuốc – vật tư: Bên cạnh quản lý thuốc, YouMed Clinic có thêm tính năng đề xuất sản phẩm bán chạy đến người dùng.

• Kết nối máy móc – kết quả khám: Kết nối nhiều loại máy móc, thiết bị y tế khác nhau. Sau đó, phần mềm tự động cập nhật thông kết quả và bác sĩ sử dụng để chẩn đoán.

• Bảo mật thông tin: Cam kết bảo mật theo hạ tầng ISO 27001:2013, đạo luật HIPAA, thành viên VNISA, Pentest định kỳ và sinh trắc học.
• Kê đơn thuốc điện tử: giúp bác sĩ thực hiện kê đơn thuốc điện tử, thực hiện thông tư 27/2021/TT-BYT một cách chính thống bằng việc liên thông đơn thuốc điện tử và cổng dược quốc gia.
• Tương tác với bệnh nhân: bác sĩ có thể tăng tương tác với bệnh nhân bằng việc trả kết quả khám qua ứng dụng, nhắc lịch uống thuốc, lịch tái khám, các chương trình khuyến mãi,… Đặc biệt, với YouMed Clinic, bác sĩ có thể nhắn tin trao đổi với bệnh nhân qua ứng dụng YouMed Doctor, nhằm giữ riêng tư cho số điện thoại cá nhân của bác sĩ. Bác sĩ cũng có thể mở video call để tư vấn cho bệnh nhân khi cần thiết. Từ đó, giúp tăng sự trung thành của bệnh nhân hiện có và thúc đẩy giới thiệu bệnh nhân mới.
• Quảng bá hình ảnh phòng khám, hình ảnh bác sĩ: bằng cách xây dựng trang profile bác sĩ chuyên nghiệp, tối ưu hóa tìm kiếm profile trên Google Search, tối ưu tìm kiếm vị trí phòng khám của bác sĩ trên Google Maps, YouMed Clinic giúp bác sĩ tiếp cận được tập bệnh nhân lớn hơn, có thể tăng lượng bệnh nhân đến khám.

Phần mềm quản lý phòng khám YouMed Clinic có thể hỗ trợ được trên hệ điều hành như:

• Microsoft Windows.
• Web-based: Phần mềm có thể truy cập từ bất kỳ trình duyệt web nào.

Chi phí YouMed Clinic:

Bản	Lite	Full
Tính năng cụ thể	Hệ thống đặt khám YouMed Booking Ứng dụng quản lý lịch khám thông minh YouMed Doctor Tương tác với bệnh nhân qua Chat và Video call Quảng bá hình ảnh Phòng khám qua Google Search, Google Maps	Phần mềm quản lý phòng khám Hệ thống đặt khám YouMed Booking Trang thông tin trên các nền tảng của YouMed Ứng dụng YouMed Doctor Ứng dụng YouMed
Chi phí	Miễn phí (Không giới hạn thời gian)	Chỉ từ 10,000 VNĐ/ngày

Đặc biệt, với giải pháp YouMed Clinic, bác sĩ có thể dùng bản Lite như phần mềm quản lý phòng khám miễn phí, không giới hạn thời gian.

Đăng ký dùng thử: https://youmed.vn/youmed-clinic/#dang-ky

2. TNET Medic

TNET Medic là phần mềm quản lý phòng khám đa khoa được thiết kế bởi Công ty TNHH Công nghệ TNET. Phần mềm hỗ trợ các hoạt động quản lý và điều hành phòng khám. Cùng với giao diện thân thiện, việc quản lý hoạt động phòng khám trở nên dễ dàng hơn. 

Hiện tại TNET Medic đã được triển khai tại nhiều phòng khám đa khoa từ 1 – 100 nhân lực như: phòng khám đa khoa Quốc tế Việt Mỹ, hệ thống phòng khám Nhi Đồng 315,…

Với đầy đủ tính năng dành cho các phòng khám đa khoa và chuyên khoa nhi, TNET Medic đã giúp quy trình vận hành phòng khám trở nên chuyên nghiệp và thông minh hơn.

Tính năng nổi bật: 

• Tiếp nhận bệnh nhân, thu ngân,…: Nâng cao hiệu quả quản lý lịch hẹn, thu chi liên quan đến việc khám bệnh.
• Khám bệnh, kê toa, chỉ định các dịch vụ cận lâm sàng.
• Trả kết quả cận lâm sàng (xét nghiệm, siêu âm, điện tim, x-quang, nội soi, CT). Kết nối chuẩn hình ảnh. Kết nối trực tiếp máy xét nghiệm 1 chiều, 2 chiều tự động.
• Quản lý dược: Quản lý đầy đủ nghiệp vụ kho chẵn lẻ, quản lý tốt các thuốc và vật tư.
• Quản lý tài chính thu chi: Quản lý chi phí hoạt động và  tài sản của phòng khám.
• Báo cáo tổng hợp và tự động gọi số.
• Trả kết quả qua website: Giúp bệnh nhân dễ dàng tiếp cận và quản lý thông tin sức khỏe của bản thân.

Phần mềm quản lý phòng khám TNET Medic có thể hỗ trợ được các hệ điều hành sau:

• Microsoft Windows: Windows 10, Windows 8, Windows 7, Windows Vista, Windows XP.
• MacOS: MacOS 10.7 trở lên.
• Linux: Ubuntu, Fedora, CentOS.
• Web-based: Phần mềm có thể truy cập từ bất kỳ trình duyệt web nào.

Chi phí TNET Medic: Đang cập nhật.

Phần mềm quản lý phòng khám TNET Medic có thể dùng thử miễn phí.

Đăng ký dùng thử tại website TNET.

3. TCSoft Medical

TCSoft Medical là phần mềm quản lý phòng khám toàn diện với đầy đủ các tính năng được phát triển bởi công ty phần mềm TCSoft.

Với mong muốn mọi thành viên đều có thể vận hành và sử dụng thành thạo, TCSoft được viết trên một giao diện đơn giản, thông minh và thân thiện. Người dùng có thể dễ dàng tìm hiểu và sử dụng.

Phần mềm quản lý này phù hợp với các mô hình phòng khám như: phòng khám đa khoa, phòng khám nhi, phòng khám sản, phòng khám nha khoa, phòng khám đông y.

Tính năng nổi bật

• Quản lý tổng thể phòng khám: Thông tin về phòng khám, bác sĩ, đội ngũ nhân viên, các dịch vụ y tế và trang thiết bị.
• Quản lý danh mục thuốc: Trình bày thông minh theo danh sách các loại thuốc, tên thuốc, số lượng, đơn vị tính, giá cả, số lô, hạn sử dụng,…
• Quản lý danh mục bệnh nhân: Chia thông tin theo danh mục thông tin cá nhân, số điện thoại, địa chỉ liên lạc, bệnh án, lịch sử khám chữa bệnh.
• Quản lý đơn thuốc, kho thuốc: Lưu trữ các thông tin liên quan về đơn thuốc. Đồng thời, phần mềm cũng hỗ trợ cho việc quản lý kho thuốc, tồn kho và hạn sử dụng.
• Quản lý hồ sơ bệnh nhân, hẹn khám: Quản lý các hồ sơ bệnh nhân, đặt/hủy lịch khám, cập nhật và cho phép theo dõi lịch sử khám chữa bệnh cá nhân.
• Quản lý lịch đặt khám của bệnh nhân: Theo dõi lịch trình đặt khám chữa bệnh, xác định thời gian khám, nhắc nhở bệnh nhân qua thông báo.
• Quản lý thu chi, quản lý quỹ: Quản lý thu chi tiền mặt ở phòng khám và quản lý quỹ cho các hoạt động.
• Hệ thống báo cáo: Báo cáo theo các tiêu chí khác nhau nhằm giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động.
• Quản lý người dùng, phân quyền: Quản lý người dùng, đặt các quyền truy cập, đảm bảo tính bảo mật và nâng cao an toàn cho thông tin phòng khám.

Phần mềm quản lý phòng khám TCSoft Medical có thể hỗ trợ được nhiều hệ điều hành khác nhau, bao gồm:

• Microsoft Windows: Windows 10, Windows 8, Windows 7, Windows Vista, Windows XP.
• MacOS: MacOS 10.14 trở lên.

Chi phí TCSoft Medical: từ 4.500.000đ – 10.000.000/ tùy phần mềm.

Phần mềm quản lý phòng khám TCSoft Medical có thể dùng thử miễn phí trong vòng 7 ngày.

Đăng ký dùng thử tại website TCSoft Medical.

4. 365 MediHome

365 MediHome được phát triển bởi Công ty Trung tâm Nghiên cứu và phát triển công nghệ Y tế từ xa Việt Nam. Phần mềm ứng dụng các hệ thống HIS, EMR, LIS, PACS,… mang lại những tính năng và sẵn sàng kết nối liên thông dữ liệu. Toàn bộ hệ thống chạy trên nền tảng cloud 4.0, phù hợp với cơ sở y tế nhỏ, cơ sở y tế độc lập, hệ thống chuỗi phòng khám.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý thông tin khách hàng: Nhân viên y tế có thể dễ dàng truy cập, cập nhật và quản lý các thông tin của khách hàng.
• Quản lý hồ sơ, bệnh án điện tử: Tính năng lưu trữ hồ sơ, bệnh án điện tử của bệnh nhân.
• Quản lý đặt lịch khám online: Hỗ trợ bệnh nhân đặt khám trực tuyến tiện lợi, nhanh chóng và giúp bệnh viện quản lý lịch trình khám bệnh của các bác sĩ hiệu quả.

Phần mềm quản lý phòng khám 365 MediHome có thể hỗ trợ được các hệ điều hành sau:

• Microsoft Windows: Windows 10, Windows 8, Windows 7, Windows Vista.
• MacOS: MacOS 10.11 trở lên.
• Web-based: Phần mềm có thể truy cập từ bất kỳ trình duyệt web nào. 

Chi phí 365 MediHome: từ 3.500.000đ/tháng.

Phần mềm quản lý phòng khám TCSoft Medical có thể dùng thử miễn phí trong vòng 1 tháng.

5. STD Clinic

STD Clinic là phần mềm quản lý phòng khám đa khoa. Đồng thời tích hợp nhiều tính năng được phát triển bởi Công ty cổ phần công nghệ STD Clinic. Giao diện STD Clinic được thiết kế đơn giản, dễ sử dụng, tích hợp hoạt động cả online và offline. 

STD Clinic đáp ứng nhu cầu quản lý các phòng khám quy mô vừa và nhỏ. Phù hợp mô hình phòng khám đa khoa, phòng khám nội, phòng khám sản, phòng khám nhi, phòng khám mắt, phòng khám đông y.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý danh mục, hệ thống: Cho phép người dùng quản lý, theo dõi theo danh mục các dịch vụ.
• Quản lý khám bệnh: Điều phối, giám sát việc khám bệnh và theo dõi các thông tin về lịch trình khám chữa bệnh.
• Quản lý thuốc, vật tư y tế: Theo dõi, quản lý quy trình nhập kho và xử lý số lượng hàng quá hạn sử dụng.
• Quản lý tài chính: Theo dõi ngân sách và thu nhập của cơ quan y tế.
• Báo cáo, thống kê: Thu thập, phân tích, tổng hợp dữ liệu, lập các báo cáo hoạt động.

Chi phí STD Clinic: từ 4.500.000đ /gói phần mềm.

Phần mềm quản lý phòng khám STD Clinic có thể dùng thử miễn phí.

Quản lý phòng khám là quy trình kiểm soát mọi hoạt động trong một phòng khám y tế. Mong rằng với bài viết này có thể giúp các bác sĩ chọn được phần mềm quản lý phòng khám phù hợp với quy mô và chi phí đầu tư của mình.